Představme si organizaci, zabývající se např. konstrukcí a výrobou strojírenských zařízení.
Systém, evidující komponenty pro sestavu jednotlivých výrobků, normy atd. je založen na relační databázi. Ze své podstaty je tato databáze schopná pojmout pouze číselné a textové údaje, případně obrázky. Ke každému výrobku ovšem patří také výrobní dokumentace, konstrukční výkresy, tj. dokumenty vytvořené např. v CAD programu, textovém editoru, tabulkovém kalkulátoru, atd. Ve chvíli, kdy pracujete ve výrobním systému a potřebujete si prohlédnout výkres daného výrobku, je nutno manuálně spustit prohlížecí aplikaci a najít a otevřít soubor výkresu.
Jestliže pro archivaci výrobní dokumentace použijeme systém Lotus Notes napojený na relační databázi (výrobní systém), hledání požadovaného dokumentu se zjednoduší na pouhé stisknutí tlačítka. Systém již sám vybere dokument podle klíče z databáze, spustí vhodný prohlížeč a zobrazí dokument uživateli.

Tento příklad lze ovšem zobecnit . Pomocí uvedené technologie lze propojit (slinkovat) jakékoliv informace uložené ve formě záznamů v relační databázi s libovolným počtem dokumentů uložených v dokumentové databázi Lotus Notes.

Další výhody archivace dokumentů v systému Lotus Notes:

• elegantní nastavení přístupových práv na jednotlivé dokumenty
  přístupová práva uživatele či skupiny uživatelů pro celou databázi, skupinu dokumentů či jednotlivý dokument

• bezpečnost a robustnost Lotus Notes

• replikace databází (LAN, internet, modem)
  databáze je možné replikovat mezi několika pracovišti a tím zaručit jednotnost dat. Replikaci je možné automaticky spouštět např. v čase levnějšího spojení.

• full-textové hledání
  jednoduchý způsob hledání dokumentů podle slov obsažených v kterékoli části dokumentu

• multiplatformový sever (WinNT/95, OS/2, UNIX)

• integrovaný mail

Implementace stávajícího archivu dokumentů do systému Lotus Notes lze provést automatizovaně dle zadaných parametrů, systém je schopen také sám vytvořit odkazy v relační databázi.

zde je k dispozici anglická verze dokumentu ve formátu Adobe Acrobat:

english version of current document downlodable here

AP Netsoft s.r.o.
Hradecká 15
746 01 Opava
tel: 553 625 756 fax: 553 619 205
http://www.apnet.cz E-mail: info@apnet.cz